Was die neuen Kassenregelungen bringen

Ab dem ersten Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme eine Zertifizierung des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) besitzen. Viele Unternehmen stellen sich nun die Frage, was das für sie zukünftig heißt. Müssen sie neue Kassensysteme anschaffen oder können sie vielleicht doch noch mit den etwas älteren Systemen weiter arbeiten?

Für Betriebe, die nach dem 25. November 2010 neue Kassensysteme gekauft haben, besteht die Möglichkeit, sich mit dem Hersteller in Verbindung zu setzen, um herauszufinden, ob das vorhandene System auf die BSI-Zertifizierung aufrüstbar ist. Um auf der sicheren Seite zu sein, fordern Sie am besten eine schriftliche Bestätigung an. Ist dies der Fall, kann das bisherige Kassensystem noch bis zum 1. Januar 2020 umgerüstet werden.

Schonfrist bis 2023

Ist die Nachrüstung nicht möglich, muss ab dem 1. Januar 2020 prinzipiell ein neues, BSI-zertifiziertes Kassensystem verwendet werden. Dabei gilt jedoch noch eine Schonfrist bis zum 1. Januar 2023, für Kassen die nach dem 25. November 2010 und vor 1. Januar 2020 angeschafft wurden – jeweils vorausgesetzt, das Kassensystem erfüllt die seit 2010 geltende Anforderung der Finanzverwaltung. Wurde das Kassensystem vor dem 25. November 2010 angeschafft, besteht auch hier die Möglichkeit, über den Hersteller Informationen einzuholen. Ist die Nachrüstung möglich, bestehen die gleichen Regelungen wie für Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen:

• Sicherheitsmodul: Das Modul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
• Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
• Einheitliche digitale Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.

Maßnahmen ab Januar 2020

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen schreibt folgende Maßnahmen ab Januar 2020 vor:

• Digitale Aufzeichnungen sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen, auf einem Speichermedium zu speichern und verfügbar zu halten.
• Eingesetzte Aufzeichnungssysteme und Sicherheiteinrichtungen sind dem zuständigen Finanzamt zu melden.
• Verstöße gegen diese Regelungen werden mit entsprechenden Bußgeldern geahndet.
• Dem Kunden muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) zur Verfügung gestellt werden.

Die auszugebenden Belege müssen beispielsweise die Zeitstempel, die Seriennummern des verwendeten Systems, die Transaktionsnummer, den Signaturzähler und den Prüfwert enthalten. Die Belegausgabepflicht schreibt vor, dass soweit Papierbelege ausgegeben werden, diese erstellt und gedruckt werden müssen. Ob der Kunde sie annimmt oder nicht, ist seine Sache. Bei elektronischen Belegen trifft dies nicht zu.

Änderungen des Vorgangs, die zwischen Transaktionsbeginn und Transaktionsende eintreten, müssen vom Aufzeichnungssystem innerhalb 45 Sekunden an die technische Si cherheitseinrichtung „berichtet" werden. So können auch während einer laufenden Transaktion Änderungen vorgenommen werden, die mit protokolliert werden, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Änderungen während der laufenden Transaktion sind beispielsweise Stornierungen von Produkten.

Der Kassenprüfer der Finanzverwaltung kann die aufgezeichneten Daten unmittelbar aus dem sicheren Speichermedium über die einheitliche digitale Schnittstelle auslesen und elektronisch prüfen. Ein solches Kassensystem erleichtert dem Benutzer und dem Prüfer durch genaue Zeitangaben das Auffinden von Aufzeichnungen. Desweiteren verbessert es die statistische Auswertung von Daten.

Offene Ladenkasse gilt weiter

Viele Betriebe, die nicht ganzjährig Produkte verkaufen, führen eine offene Ladenkasse. Da hier die Vorgänge nicht automatisch erfasst werden, ist täglich handschriftlich ein Kassenbericht zu erstellen, in dem die Einnahmen und Ausgaben notiert werden. Diese täglichen Einnahmen und Ausgaben sind gegenüber dem Finanzamt glaubhaft darzulegen. Nicht erlaubt, weil im Nachhinein veränderbar, sind hier Tageskassenberichte, die mit einem Word- oder Excel-Programm erstellt wurden. Wer zum Verkauf seiner Produkte einen Automaten aufgestellt hat, muss das Bargeld immer dann zählen und die Summe im Kassenbuch erfassen, wenn er den Automaten oder die Kasse öffnet. Dies muss also nicht unbedingt täglich erfolgen.

Fazit: Setzen Sie sich mit Blick auf die neuen Aufzeichnungspflichten mit dem Hersteller Ihres Kassensystems in Verbindung und informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater. Gute Softwarelösungen in modernen Registrierkassen liefern alle notwendigen exportfähigen Daten und helfen beim Erstellen des Kassenbuches.